Introducción

​La organización es una virtud que requiere de constancia y que, si se aplica correctamente en el ámbito farmacéutico, traduce en beneficios tanto en tiempo como en recursos. Organizarse no significa solo ser capaz de listar una serie de tareas, es imprescindible también saber cómo distribuir y priorizar estas tareas en función de su importancia, interacción y temporalidad.

Organizar y planificar no son sinónimos perfectos, y la diferencia entre ambos términos se hace especialmente evidente en el día a día de una farmacia. Hay una constante tendencia a “improvisar”, seguramente debido a que los constantes cambios obligan a buscar soluciones que aseguren la rentabilidad. Es entonces cuando muchos compañeros de profesión toman consciencia de la necesidad de la gestión y a menudo la confunden con un cambio repentino y poco pensado.

El plan estratégico es una herramienta de la que debe disponer cualquier farmacia que quiera adquirir una identidad empresarial, modernizar su gestión y trabajar de forma ordenada, efectiva y eficaz.

Para que exista una gestión óptima de la farmacia, debe respaldarse por un plan estratégico, entendido como una propuesta de organización y planificación basada en el análisis y en el planteamiento de objetivos a alcanzar. El plan estratégico servirá como guía de actuación a la hora de ejercer la actividad comercial y profesional. Y es aquí donde se pone en evidencia la máxima diferencia entre improvisar, organizar y planificar.

Es importante que todas las estrategias y sus acciones se vayan controlando y midiendo para conocer su impacto y, por si surgiera algún problema, poder poner en marcha medidas de contingencia o correctoras que nos permitan alcanzar el elemento diferenciador con el que se posicionará nuestra farmacia.

Por este motivo, hoy en Farmaniacos, hablaremos sobre qué es la planificación estratégica aplicada a nuestra farmacia. 

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Caso de Mauricio

Mauricio, dueño de la farmacia ¨San Carlos¨, desea poner en marcha un servicio profesional farmacéutico para satisfacer las necesidades de sus pacientes farmacéuticos. Para esto, requiere de varios aspectos: una investigación previa y exhaustiva del servicio y sus oportunidades, una propuesta de planificación y organización basada en objetivos que asegure la calidad de la asistencia, la sostenibilidad financiera y la perdurabilidad del servicio, y un análisis posterior de los resultados y la implementación de mejoras.

Mauricio ha investigado y sabe que debe hacer un análisis del entorno de la farmacia, junto con la definición de objetivos y la organización de las actividades, esto le permitirá implementar una estrategia efectiva y serán las bases de su plan estratégico. Dicho plan es imprescindible para que él pueda garantizar que las actividades se desarrollen en coordinación con los diferentes agentes sanitarios, de forma protocolizada y eficiente. 

Mauricio sabe que un plan estratégico pondrá sobre la mesa las bases para trabajar con disciplina, dado que una falta de organización interna se refleja claramente en los servicios que ofrezca su oficina farmacéutica. La imagen que proyecta su establecimiento es muy importante para ganar el respeto y la confianza de sus clientes farmacéuticos. 

Por todo ello, Mauricio sabe que planificar es elevar la organización a un punto mucho más efectivo, puesto que se trata de organizar sus actividades contemplando el área a la que pertenecen, pero sobre todo debe encaminarse a un objetivo determinado, ese que le permitirá establecer una estrategia efectiva. Se trata de mirar hacia delante y saber de dónde se ha partido, crear un plan de acción general, adecuado a los mercados, recursos y objetivos.

¿Qué es la planificación estratégica para la farmacia?

El titular de la farmacia debe marcarse una tarea imprescindible cuando empieza el último trimestre del año. Debe hacer la planificación estratégica anual propia y específica de su farmacia. Con él tratará de establecer un plan de acción que le ayude a alcanzar los objetivos que le exige la misión y la visión de su negocio.

Para poder desarrollar dicha herramienta de gestión hay que empezar analizando el punto de partida. Esto se hace mediante un análisis de la situación de partida de los 4 pilares fundamentales de la farmacia: cliente – espacio – equipo – almacén.

¿Qué tener en cuenta al realizar la planificación estratégica para la farmacia?

Conocer y analizar quién es el cliente de la farmacia ayudará a diseñar una estrategia en cuanto a los servicios a ofrecer, los diversos productor a ofrecer para cada tipo de cliente, la política de precios, así como la estrategia de promoción a definir.

Además, otro punto que sostenemos en Farmaniacos es el de conocer y dimensionar el espacio, pues esto también será una herramienta de decisión porque conociendo a ese cliente potencial el dueño de la oficina farmacéutica optará por una u otra especialización. Así, se conseguirá dimensionar de la mejor forma posible el desarrollo a nivel espacial de una u otra categoría junto a su grado de desarrollo.

Éste es el primer paso, pero no el único que debe llevarse a cabo. Básicamente porque anualmente hay que analizar la evolución de la estrategia implementada y los beneficios obtenidos en cuanto a incremento de ventas por categoría. El objetivo es tomar decisiones que sugieran un rediseño del espacio de venta en base a los resultados obtenidos como consecuencia del comportamiento del cliente en el proceso de la compra.

El almacén y lo que conlleva -compras y ventas, es otro de los aspectos imprescindibles que se deben analizar y conocer antes de estructurar su plan estratégico.  El plan estratégico anual de su farmacia requiere sin duda de un replanteamiento de las compras y las ventas en base al stock disponible de su farmacia. Este aspecto varía con el paso de los meses y con los diferentes tipos de cliente y sus hábitos de compra. Pero también con la demanda del mercado y la competencia de la farmacia.

Planificación estratégica y de acción farmacéutica

El camino con el que desarrollar la estrategia que el dueño quiere implantar en la farmacia lleva incluidos diferentes planes de acción. Estos afectan a estos pilares a los que hacíamos mención como es el caso de:

• Cliente y el espacio donde se lograrán los objetivos de crecimiento más fácilmente con un plan de marketing adaptado a nuestro modelo. Que tenga en cuenta de la misma forma el tipo de cliente y sus hábitos de consumo,así como el método para comunicarle nuestras promociones para que decida comprar otros productos relacionados.
• Equipo y cliente gracias al desarrollo de un buen plan de atención farmacéutica que lleve de la mano un plan formativo que dé sustento a ese plan de marketing al que hacíamos mención.
• Almacén y espacio se gestionan mejor con un plan económico que tenga en cuenta una mejora de márgenes y descuentos con una selección de productos que permita la optimización de la rotación de inventarios.

En definitiva, querido farmaniac@, definir un plan estratégico anual para tu farmacia requiere de un análisis de datos, un planteamiento y una organización de estrategias y planes de acción que de manera sencilla se puedan trasladar al equipo. El objetivo es que encuentren herramientas con las que alcanzar los objetivos planteados. Porque sin duda son parte fundamental a la hora de su ejecución y sin ellos nada será posible.

Referencias Bibliográficas 

AseFarma, ¿Cómo hacer una planificación estratégica para la farmacia?, 2022. https://www.asefarma.com/blog-farmacia/como-hacer-una-planificacion-estrategica-para-la-farmacia

Elsevier, El diseño de un plan estratégico. https://www.elsevier.es/es-revista-farmacia-profesional-3-articulo-el-diseno-un-plan-estrategico-X0213932416474591

Teva Farmacia, Planificación estratégica de un servicio farmacéutico, 2018. https://www.tevafarmacia.es/voy-ser-farmaceutico/planificacion-estrategica-de-un-nuevo-servicio-farmaceutico