Introducción

El almacén de tu farmacia es solo un eslabón de una gran cadena logística que permite que, cuando un paciente necesita un medicamento, pueda tenerlo a su disposición en un tiempo razonable y en óptimas condiciones.

El orden en la parte trasera es imprescindible para un buen funcionamiento de la farmacia.

Para que nos servirá tener un almacén ordenado:

• Mantener un stock constante de medicamentos.
• Optimizar el trabajo del personal de nuestra farmacia.
• Visualización efectiva del stock de productos de la farmacia.

Una buena manera de agrupar los medicamentos es según su acción terapéutica, aunque en muchos casos encontramos que un mismo medicamento puede servirnos para diferentes tratamientos.

Otra manera de ordenarlos es según vía de administración y orden alfabético.

• Medicamentos orales
• Medicamentos inyectables
• Soluciones de perfusión
• Vacunas, inmunoglobulinas y sueros
• Medicamentos de uso externo y antisépticos
• Desinfectantes

Por este motivo, hoy en Farmaniacos, te daremos unos consejos para organizar el almacén de tu oficina farmacéutica. 

Palabras clave: Farmaniacos, farmacia, botica, paciente farmacéutico, farma, establecimiento de salud, marketing farmacéutico, droguería, marketing, organización, almacén. 

Caso de Kevin

Kevin es dueño de la farmacia San Roque. Uno de los principales problemas que afronta su negocio es la organización de su almacén. Es nuevo en el mundo del sector farmacéutico y poco a poco está aprendiendo cómo gestionar su farmacia. Él sabe que una correcta organización de su almacén le asegurará rentabilidad a su establecimiento, ya que se trata de un punto clave para poder llevar a cabo una óptima gestión del stock de la farmacia.

Como Kevin se ha ido informando, comprende que el almacén es una unidad de servicio clave en su farmacia ya que es parte de su estructura orgánica y funcional. Su principal función es el resguardo, custodia, control y abastecimiento de medicamentos. Por lo tanto, la gestión del almacén repercute en el funcionamiento de su establecimiento tanto en la inversión de recursos materiales como humanos ya que cuanto mejor sea más bajo sea su coste y mejor sus tiempos de ejecución y rendimiento general más rentable es.  

Los almacenes farmacéuticos o de distribución farmacéutica son aquellos establecimientos cuya actividad consiste en obtener y conservar medicamentos. Fundamentalmente, una buena gestión del almacén de farmacia le va a permitir a Kevin conocer en todo momento cuánto stock tiene, a qué unidades debe dar una salida preferente o cuando debe lanzar pedidos y de qué medicamentos exactamente. Estos son aspectos esenciales de la gestión. Para que él pueda controlarlos todos y que su almacén sea cómodo, estratégico y funcional, el diseño del almacen cobra una importancia especial.

Otro punto que le interesa es que además de las formas de clasificar y almacenar, también puede mejorar la gestión de su almacén de farmacia con útiles accesorios. Por ejemplo: separadores internos en las cajoneras, laterales transparentes para poder controlar el interior de los que están a más alturas, etiquetas exteriores, tiradores ergonómicos, etiquetas de clasificación, etc.

FUNCIONES DEL ALMACÉN FARMACÉUTICO

En el funcionamiento de un almacén de distribución de medicamentos y productos farmacéuticos, caben destacar las siguientes fases:

• Gestión de pedidos y aprovisionamiento.

El encargado debe gestionar el abastecimiento de los productos del almacén. Además de tramitar los pedidos a los diferentes proveedores y laboratorios.

• Recepción o entrada de mercancías.

En esta etapa se lleva a cabo el conteo y la revisión de los productos de la recepción. Realizándose también a la vez, el control de lotes y caducidades.

• Almacenamiento y colocación de los productos.

Los productos se ubican dentro del almacén en función de sus características y su rotación. De esta forma, se colocan en primera fila los productos con fecha de caducidad más próxima para darles prioridad en su salida.

En este apartado, cabe destacar también la optimización de los espacios a la hora de la colocación de los productos.

¿CÓMO DEBO ORGANIZAR EL ALMACÉN MI FARMACIA?

Empecemos por el principio, ¿cómo se ordenan los medicamentos en una farmacia? Bien, sin contar aquellos medicamentos que necesitan condiciones especiales de almacenamiento, como puedan ser neveras o espacios cerrados, generalmente, además de una primera clasificación, los medicamentos también pueden ordenarse por subcategorías. De este modo, algunas de las clasificaciones más habituales son las siguientes:

• Por tipología de medicamento o principio activo. De tal forma que cuando un usuario acude con unos determinados síntomas o necesidades, se le puede ofrecer un medicamento de la misma gama.
• Alfabéticamente.
• Por vía de administración.
• Por volumen de ventas o rotación. En este caso, más que una clasificación como tal, puede ser recomendable guardar un espacio para ellos en el almacén y asignarles un orden propio, por ejemplo, alfabético.

En cuanto a las subcategorías, es conveniente crearlas dentro de una misma categoría para la colocación del producto, establecimiento de su orden de salida, exposición en los lineales, caducidad, etc. Una organización más afinada permite la optimización de la gestión del almacén de la farmacia.

 De esta forma, el almacén replica la misma organización que la exposición de productos en el espacio de venta, designando diferentes lineales para cada categoría con el fin de poder gestionar las compras en función de las ventas y el stock, ya que una buena gestión de categorías lo que persigue es conseguir un equilibrio entre el inventario, las estadísticas de ventas y las propuestas de pedido.

DISEÑAR EL ALMACÉN DE MI FARMACIA PARA MEJORAR LA RENTABILIDAD 

Un buen diseño interior de tu almacén puede ayudarte a conseguir interesantes objetivos como aumentar el espacio disponible, un mayor control del stock que tienes disponible o incluso optimizar los tiempos de trabajo al reducir el tiempo que necesitan los empleados para buscar el determinado medicamento en el almacén.

Una de las claves de un buen diseño del almacén de farmacia es adaptarlo a nuestras necesidades y características particulares. Por ejemplo, situando los productos con más demanda más próximos a la entrada al almacén o aprovechando el espacio en altura si nuestro almacén cuenta con él.

Referencias Bibliográficas 

AseFarma, ¿Cómo es un almacén farmacéutico?, 2020. https://www.asefarma.com/blog-farmacia/como-es-un-almacen-farmaceutico

AseFarma, ¿Cómo organizar el almacén de la farmacia?, 2020. https://www.asefarma.com/blog-farmacia/como-organizar-el-almacen-de-la-farmacia

Carbonell, Cómo debe estar el almacén de la farmacia, 2020. https://www.carbonellfarma.com/el-almacen-de-la-farmacia/

Inside Pharmacy, Gestión de almacén, consejos para organizar tu rebotica. https://www.inside-pharmacy.com/blog/gestion-de-almacen-consejos-para-organizar-tu-rebotica/