Introducción

​Las negociaciones con proveedores no pueden estar basadas en las emociones o en el azar, sino que deben estar estructuradas con criterios claros y organizados. La planificación de estas negociaciones tiene que adecuarse a las necesidades de la farmacia y es conveniente que todo el equipo sea partícipe de las decisiones y objetivos que se persiguen. 

En los procesos de negociación, los representantes o visitadores que la industria farmacéutica o las distribuidoras de medicamentos mandan a nuestras farmacias utilizan claves de inteligencia emocional y técnicas aprendidas como parte de su formación y nosotros debemos ser conscientes de ello.

Los visitadores/vendedores están formados por empresas que nos conocen bien y que les han «aleccionado» para cargar las farmacias de stocks sobredimensionados o incluso innecesarios. Es decir, estamos en una situación de desventaja que deriva de su elevada cualificación para su función vendedora y nuestra, a menudo, insuficiente formación como gestores de una empresa.

Por este motivo, hoy en Farmaniacos, te aconsejaremos sobre cómo negociar con tus proveedores. 

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Caso de Bertha

Bertha es dueña de la botica Santa Cecilia, ella aún es nueva en lo que se refiere a la negociación con los proveedores. Por este motivo, es consciente que una de las principales tareas a las que tiene que enfrentarse como gestora de su farmacia es la negociación. Sobre todo, la que se refiere a los proveedores que le suministran cada día. O incluso cada cierto tiempo aquellos productos que vende a los pacientes farmacéuticos.

Bertha sabe que necesita una estrategia determinada desde las que arrancar el resto de las acciones de gestión; puesto que, la selección de proveedores es una de las estrategias fundamentales para optimizar la gestión de compras de la oficina farmacéutica. Es una negociación activa que empieza por la evaluación de todos ellos para saber cuáles son los más adecuados para cada negocio.

Bertha ha tomado como punto de partida la propia definición de negociación. ¿Qué es negociar? Es aquel proceso en el que dos o más partes interactúan para obtener un resultado más satisfactorio mediante la acción conjunta, al que podrían obtener de forma individual. A la hora de negociar, ella debe hacerlo pensando en mantener o construir una buena relación, que continúe más allá del acuerdo en cuestión, ya que seguramente le interesará seguir haciendo negocios con esa persona.

¿CÓMO LLEVAR A CABO UNA NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES FARMACÉUTICOS?

Entre las pautas a tener en cuenta están la planificación previa para que no se quede ningún hilo sin atar y la capacidad de poder expresarse bien y con claridad con los proveedores, porque explicando bien lo que necesitamos y lo que deseamos, nos será más sencillo llegar a una solución adecuada para la farmacia.

Será importante también la concreción. Es decir, delimitar los objetivos compartidos en la negociación, así como analizar cada uno de los puntos que se comparten en la reunión con el proveedor. Es fundamental negociar en función de los objetivos y de una estrategia, pero nunca de forma emocional, tratar de ser paciente y escuchar, empatizar con el vendedor, tener aplomo y tacto con el vendedor, haciendo que exponga todas sus bazas. Y, sobre todo, saber decir “no” cuando se considere que hay que trasladar una negativa.

Según Mauricio Pulido (2018): ¨para realizar la negociación, los temas que siempre sobresalen en la mesa de negociación son precio, calidad, días de crédito, tiempo en despachar y otros analizados anteriormente, pero la falla en dichas negociaciones es que se tienen en cuenta muy pocos aspectos comerciales y técnicos¨.

Además de pensar en los puntos de la negociación, debes prepararte y conocer a las personas con las que vas a negociar. Comienza por mirar a tu farmacia, cuál es el valor que tienes para la persona con la que negocias, cuanto le aportas y cuánto representas para él.

Pregúntate qué potenciales beneficios le puedes generar a la otra parte. ¿Le resuelves algún problema? ¿Le facilitas la vida? ¿Consigues que aumenten sus ganancias?

Pregúntate qué deseas lograr. ¿Cuál sería para ti un buen resultado en esta negociación?

Imagina o mejor calcula que beneficios obtendrías si llegaras a un acuerdo y, antes de empezar a negociar, mira qué posibles obstáculos pueden presentarse. ¿A qué estarías dispuesto a renunciar y qué cosas no son negociables?

Es importante definir claramente tanto lo que quieres como lo que no quieres, pues te ayudará a avanzar en el proceso.

CONSEJOS PARA NEGOCIAR CON LOS PROVEEDORES FARMACÉUTICOS

• El fin son ventas más rentables y fidelizar al cliente

Antes de realizar la compra es importante definir qué productos necesita el cliente y cómo se le pueden ofrecer en las mejores condiciones de servicio y precio. Por ello, hay que encontrar qué necesidades puede suplir nuestra farmacia que la competencia no cubre y qué perfil de cliente es más interesante para el local.

• Seleccionar los proveedores para delimitar la variedad de productos

Es imposible ofrecer todos los tipos de producto, por lo que hay que limitar la selección. Para ello, hay que valorar la oferta de cada proveedor en función de su calidad, precio, condiciones de pago, tiempos de entrega, fiabilidad, comunicación, calidad de atención a las ventas y postventas, etc. Es importante valorar el máximo de proveedores posibles para tener claras las opciones.

Para seleccionar al mayorista se deben valorar aspectos como la variedad de productos, los costes, la agilidad en el suministro, la eficiencia administrativa, las condiciones comerciales, etc.  En cuanto al resto, se le deberán añadir algunos criterios como la especialización que se busque en la oficina farmacéutica, la selectividad o la calidad del producto.

• Preparar la actividad de compra

Comprar de forma mal planificada puede perjudicar a nuestras ventas acumulando productos poco rentables. Por ello, antes de la negociación hay que tener una previsión de ventas, analizar las necesidades de producto, atendiendo al delegado en un lugar donde se pueda analizar la propuesta cómodamente.

• Integrar el plan de ventas en el plan de compras

El plan de ventas definirá qué compras realizar y cómo plasmarlas dentro del resto de planificaciones de la farmacia: el plan de marketing en cada categoría, el plan de exposición, el plan de campañas sanitarias, las ventas cruzadas, etc.

Referencias Bibliográficas 

AseFarma, Claves para la negociación con proveedores en la farmacia, 2021. https://www.asefarma.com/noticias-farmacia/formacion-negociacion-con-proveedores

Pharmanegment, Negociación en la farmacia. ¿Estás preparado para negociar?, 2021. https://pharmanagement.org/blog/negociacion-en-la-farmacia-estas-preparado-para-negociar/

Pulido, M., 2018. Análisis de la gestión logística de aprovisionamiento para la selección y negociación con proveedores de repuestos mecánicos en una empresa de transporte. Universidad Militar Nueva Granada. 

Teva Farmacia, Las reglas de oro para negociar con proveedores. 2019. https://www.tevafarmacia.es/academia/gestion/las-reglas-de-oro-para-negociar-con-proveedores#_ftn1